KPI: definizione, significato ed esempi
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Vediamo cosa c’è da sapere
Quando si parla di KPI ci si riferisce all’acronimo inglese di “Key Performance Indicators”, che in italiano viene reso come ICP, o “indicatore chiave di prestazione”, conosciuto anche come IEP, “indicatore essenziale di prestazione”. Ogni attività online, o processo aziendale, che sia un piano finanziario oppure una strategia di social marketing, ha bisogno di essere valutata e monitorata per verificarne i risultati in base a quelli che sono i propri obiettivi e, nel caso, modificare il proprio piano d’azione.
In sintesi, i KPI possono essere definiti come degli strumenti essenziali per misurare il successo e prendere decisioni in merito. Tuttavia, è importante scegliere i KPI giusti in base agli obiettivi e monitorarli costantemente per guidare l’azione e migliorare le prestazioni.
Definizione di KPI: perché sono importanti
Per dare una definizione di indicatore essenziale di prestazione, è possibile dire che si tratta di misure o metriche specifiche utilizzate dalle aziende per valutare il successo o il rendimento di un determinato processo, progetto, obiettivo o area di attività. I KPI sono utilizzati per monitorare il progresso verso gli obiettivi prefissati e per valutare l’efficacia delle strategie e delle azioni intraprese. I KPI possono poi variare ampiamente a seconda dell’obiettivo o dell’area di interesse. I KPI sono strumenti cruciali per la gestione aziendale poiché consentono di misurare, seguire e migliorare le performance in modo quantificabile. Sono spesso utilizzati per prendere decisioni informate, identificare aree in cui è necessario apportare miglioramenti e valutare il successo nel raggiungere gli obiettivi prefissati.
I KPI possono essere raggruppati in quattro categorie principali, che sono:
- gli indicatori generali, che sono tutti quegli indicatori che misurano il volume del lavoro del processo in corso,
- gli indicatori di qualità, che servono a valutare la qualità del processo generale in base a quelli che sono gli standard predefiniti per quel tipo di progetto (come la soddisfazione del cliente, ecc.),
- gli indicatori di costo,
- gli indicatori di servizio o di tempo, che misurano il tempo di risposta.
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Come individuare i KPI giusti per il proprio progetto
In base a ciò che è stato già detto precedentemente, è possibile quindi capire che scegliere i giusti KPI è un momento cruciale per misurare e valutare il reale successo e la reale efficacia della propria strategia o del proprio progetto. La prima attività fondamentale è quella di definire gli obiettivi. Senza sapere quali sono gli obiettivi da raggiungere, come si fa a stabilire quali sono gli indicatori chiave di prestazione? Gli obiettivi dovrebbero essere chiari, misurabili, realistici e temporizzati (o, dall’inglese “SMART”, “intelligenti”).
Successivamente, vanno indentificate le metriche correlate o le variabili che ne indicano il progresso o il successo (per esempio, se si vogliono aumentare le vendite, vanno individuati gli indicatori adatti a questo ambito). Inoltre, bisogna essere specifici ed evitare KPI troppo generici o astratti. Gli indicatori devono poi essere rilevanti per il proprio settore o il contesto specifico nel quale si opera. Quindi devono riflettere gli aspetti importanti per il proprio business o progetto. I KPI devono essere misurabili. Deve essere possibile misurare accuratamente gli indicatori chiave di prestazione così da ottenere dati affidabili. Un altro aspetto da stabilire è quello del tempo in cui verranno valutati i KPI (se mensilmente, ogni tre mesi, ogni anno, ecc.).
Bisogna poi considerare il contesto in cui si opera e tenere conto dei fattori esterni che possono influenzare il proprio risultato. Di conseguenza, i KPI devono essere flessibili e non fissi, perché, con il passare del tempo, gli obiettivi possono variare oppure possono emergere nuove sfide o nuovi imprevisti. Per fare ciò, gli indicatori necessitano di monitoraggio continuo e di un aggiornamento periodico. Non bisogna però esagerare con il numero di key performance indicators scelti, ma vanno scelti solo quelli più significativi, così da non disperdere le proprie risorse monitorando delle metriche superflue o inutili. I KPI, infatti, possono variare notevolmente in base all’industria, all’azienda e agli obiettivi specifici e devono pertanto essere rilevanti per ogni campo specifico.
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Esempi di KPI: aree di utilizzo, contabilità, marketing e servizi
Come già anticipato, i KPI variano in base all’obiettivo e al settore aziendale e sono fondamentali per misurare e monitorare il successo e il progresso dell’azienda verso i suoi obiettivi strategici.
Ecco alcuni esempi in base al settore di utilizzo.
Per quanto riguarda le vendite, alcuni esempi di KPI possono essere:
- il volume delle vendite mensili, quindi il numero di unità vendute in un mese,
- il fatturato, quindi il totale delle entrate generate dalle vendite,
- il margine di profitto lordo, cioè la percentuale di profitto ottenuta sottraendo i costi diretti dalle entrate.
Nell’ambito del web marketing è possibile considerare:
- il tasso di conversione, ovvero la percentuale di visitatori del sito web che compie una determinata azione (come l’acquisto di un prodotto o l’iscrizione a una newsletter),
- il numero di lead generati, cioè il numero di potenziali clienti o contatti acquisiti attraverso attività di marketing.
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Nell’ambito della produzione, è possibile stabilire il tasso di produttività, ovvero la quantità di prodotto realizzata in un determinato periodo di tempo in rapporto al numero di lavoratori impiegati.
Nell’ambito della logistica è possibile valutare:
- il tempo di consegna, quindi il tempo medio necessario per consegnare un prodotto ai clienti.
- la rotazione delle scorte, ovvero la frequenza con cui le scorte vengono completamente rinnovate,
- il tasso di errore di spedizione, cioè la percentuale di errori nelle spedizioni.
Dal punto di vista delle tecnologie utilizzate, è invece possibile stabilire:
- il tempo di uptime del server, quindi l tempo in cui i server sono operativi e accessibili,
- la sicurezza informatica, valutando il numero di violazioni di sicurezza o tentativi di accesso non autorizzati rilevati.
Nell’ambito dei social media, infine, è possibile valutare: gli utenti totali raggiunti, le impressioni totali, l’engagement, il tasso di crescita del pubblico, ecc.
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Cosa sono i KPI: i punti chiave
Quindi, riassumendo, prima di definire quali sono gli indicatori chiavi di prestazione, bisogna stabilire quali sono i propri obiettivi specifici. Solo una volta che sono stati stabiliti gli obiettivi, è possibile valutarli. I KPI devono quindi essere rilevanti e pertinenti a quelli che sono i propri obiettivi. I key performars indicator devono essere anche misurabili e quantificabili in maniera oggettiva. Un’altra qualità è quella di essere “temporizzati”. La frequenza di misurazione dei KPI deve essere definita in base a quelli che sono i propri obiettivi.
Gli indicatori possono essere infatti valutati sia in tempo reale, che su base mensile, trimestrale oppure annuale. Sulla base poi della variazione delle proprie azioni e per migliorare le prestazioni, gli indicatori devono poter essere modificati nel tempo e aggiornati. Per fare ciò, è possibile affidarsi a strumenti come dashboard per la visualizzazione dei dati. Una pratica utile è poi quella del “Benchmarking”, in cui i propri KPI vengono confrontati con quelli di attività simili alla propria, che magari hanno dei risultati o dei posizionamenti migliori. C’è poi bisogno di una varietà di KPI, perché non esiste un solo e unico KPI che sia universale. Infatti, ogni settore e ogni obiettivo richiede dei KPI diversi.
Infine, quando si raccoglie e si condivide dati per calcolare i KPI, è fondamentale rispettare le leggi sulla privacy e garantire la sicurezza dei dati sensibili.